Was heißt eigentlich „Booking“?
Ein Blick hinter die Kulissen am Beispiel von Marco Hanneken, Booker und Kulturleiter im Zollhaus Leer
Wer ins Kulturzentrum Zollhaus in Leer kommt, sieht und erlebt Konzerte, Comedy, Theater, Lesungen, Ausstellungen – kurz: ein vielfältiges Programm. Was die meisten Besucher*innen nicht sehen ist die komplexe und oft monatelange Arbeit, die nötig ist, damit diese Abende überhaupt stattfinden können. Verantwortlich dafür ist die Kulturleitung – und damit vor allem das sogenannte „Booking“. Aber was genau bedeutet Booking?
„Aus Sicht eines Kulturzentrums bedeutet Booking die inhaltliche, organisatorische und wirtschaftliche Planung und Verpflichtung von Künstler*innen, Bands und Programmen für das eigene Haus“, erklärt Marco Hanneken, seit 2021 Kulturleiter im Zollhaus. Oder einfacher gesagt: die strategische Entscheidung darüber, was im Zollhaus stattfindet, wer auf der Bühne steht und unter welchen Bedingungen.
Zwischen Vielfalt, Zeitgeist und Zielgruppen
Am Anfang jedes Bookings steht die Programmauswahl.
Welche Musiker*innen, Bands, Comedians, Theaterensembles, Referent*innen oder Ausstellungen passen zum Profil des Hauses? Welche Themen sind gesellschaftlich relevant? Welche Zielgruppen sollen angesprochen werden?
Als soziokulturelles Zentrum hat sich das Zollhaus bewusst der Vielfalt verschrieben. „Wir wollen und können uns nicht nur auf eine Richtung spezialisieren. Gerade die Mischung macht das Zollhaus zu einem so wertvollen Ort für die Region“, so Hanneken. Dazu gehört auch, Diversität im Programm mitzudenken – etwa in Bezug auf Geschlechtergerechtigkeit, queere Perspektiven, Menschen mit Behinderung oder mit Migrationsgeschichte. Nicht zuletzt spielen auch Förderkriterien eine Rolle.
Gleichzeitig müssen künstlerische Qualität, Aktualität und wirtschaftliche Machbarkeit zusammenpassen. Denn fast jede Veranstaltung in einer kleinen bis mittelgroßen Location ist mit gewissen Risiken verbunden und die Kulturleitung ist mit folgenden Fragen konfrontiert:
Wie viele Tickets lassen sich realistisch verkaufen? Wie hoch dürfen die Preise sein?
Gibt es Parallelveranstaltungen? Wie hoch sind meine Fixkosten? Ab wann sind diese Fixkosten gedeckt (der sogenannte „Break Even“)?
„Garantien gibt es kaum“, sagt Hanneken. Umso wichtiger sind Austausch und Netzwerke. Deshalb hat er einen Booking-Stammtisch ins Leben gerufen, bei dem er sich mit Expert*innen -bestehend aus aktiven Mitgliedern und ehrenamtlichen Helfer*innen - in bestimmten künstlerischen Gebieten austauschen kann. Auch Umfragen über Social Media helfen, Publikumswünsche besser einzuschätzen.
Marco Hanneken vor dem Zollhaus
Netzwerke aufbauen – besonders in der Pandemie
Der zweite Schritt ist das eigentliche „Booking“ im engeren Sinne: die Vertragsverhandlung. Meist läuft der Kontakt über Booking-Agenturen, die die Interessen der Künstler*innen vertreten. Hanneken kennt diese Seite auch aus eigener Erfahrung: Er spielte selbst in einigen Bands, mit denen er auch in Deutschland, Österreich, England und Spanien auf Tour war. Während und nach seiner Ausbildung zum Veranstaltungskaufmann in Hamburg arbeitete er dann selbst als Booker für die inklusive Kulturplattform barner16, unter anderem für die Band Station 17, und organisierte auch selbst bereits viele Konzerte; unter anderem im Limit in Ihrhove, wo er 25 Jahre auch als DJ tätig war.
Als er 2021 – mitten in der Pandemie – im Zollhaus anfing, war das Netzwerk allerdings noch kaum vorhanden. „Agenturen kamen so gut wie gar nicht auf uns zu. Ich musste mir jeden einzelnen Kontakt selbst aufbauen und das Zollhaus erst einmal wieder auf die Karte holen bzw. in der Branche bekannt machen.“ Förderprogramme wie Neustart Kultur waren dabei entscheidende Türöffner, um wieder Produktionen ins Haus zu holen.
Heute ist die Situation eine andere: Das Zollhaus erhält zunehmend Anfragen, auch von größeren Acts. Gleichzeitig gehen täglich zahlreiche Bewerbungen von lokalen und kleineren Künstler*innen ein – so viele, dass längst nicht mehr alle adäquat beantwortet werden können.
Verträge, Gagen und technische Details
Wenn sich beide Seiten grundsätzlich über einen Auftritt einig sind, beginnt die eigentliche Verhandlung:
Festgage, Prozentbeteiligung oder ein Mix aus beidem? Reisekosten, Hospitality (Unterkunft, Verpflegung der Künstler*innen), Größe der Tour-Crew/Travelparty? Technische Anforderungen der Künstler*innen und technische Bedingungen vor Ort? Urheberrechte, GEMA, Künstlersozialkasse, Ausfallregelungen?
Am Ende stehen umfangreiche Verträge inklusive Technik-Rider und Bühnenanweisungen, die nach ausführlicher Bearbeitung vom Vorstand des Zollhauses unterzeichnet werden müssen.
Von der Idee bis zum Veranstaltungstag
Mit dem Vertragsabschluss ist die Arbeit allerdings längst nicht vorbei. Dann beginnt die detaillierte Produktionsplanung: Zeitpläne, Technikabstimmungen, Ticketpreise, Vorverkaufsplattformen (im Zollhaus über Reservix), Gestaltung der Ankündigungen, Marketing über Website, Newsletter, Social Media, Veranstaltungskalender (natürlich auch KultinO) und Presse.
Dazu kommen Hotelbuchungen, Catering, Security, Einlasspersonal, Abstimmung mit der Gastronomie, Raumplanung, Auf- und Abbau- und Reinigungsteams – und schließlich die Künstlerbetreuung am Veranstaltungstag selbst.
Im Zollhaus laufen viele dieser Aufgaben in Personalunion zusammen. „Ich mache Booking, Planung, Promotion und Durchführung. Das ist auf der einen Seite sehr viel Arbeit, aber ich möchte den Veranstaltungstag und auch die Vielfältigkeit meines Jobs nicht missen. Die Energie im Raum und die strahlenden Augen der Besucher*innen sind für mich der Lohn für die ganze Organisation.“ Inzwischen konnte das Team zwar etwas vergrößert werden, doch in vielen soziokulturellen Zentren wird ein Großteil dieser Arbeit weiterhin ehrenamtlich geleistet – „und dafür immer noch zu wenig von der Öffentlichkeit wertgeschätzt“.
Mehr als Termine füllen
Booking ist damit weit mehr als das Füllen eines Kalenders. Es ist eine dauerhafte Balance zwischen künstlerischem Anspruch, gesellschaftlicher Verantwortung, Publikumsinteressen und wirtschaftlichen Zwängen. Es entscheidet darüber, welches kulturelle Angebot in einer Region sichtbar wird – und welches nicht.
Oder, wie Hanneken es zusammenfasst:
„Booking ist die strategische und praktische Entscheidung über unser Kulturprogramm: was im Zollhaus stattfindet, wer dafür verpflichtet wird und unter welchen Bedingungen. Wir möchten durch Abwechslung und Qualität überzeugen! Die potenziellen Besucher*innen müssen sich auf unsere Expertise verlassen können und uns hoffentlich irgendwann blind vertrauen“
Olli Schulz & Band im Zollhaus Leer
Ausblick: Wenn aus Planung Realität wird
Mit dem fertigen Booking und der detaillierten Vorbereitung ist der Weg jedoch noch nicht zu Ende. Denn was auf dem Papier gut aussieht, muss sich am Veranstaltungstag erst beweisen: wenn Nightliner frühmorgens vorfahren, die Technik aufgebaut wird, Zeitpläne sich verschieben, Künstler*innen betreut werden, der Einlass beginnt – und schließlich Publikum, Bühne und Atmosphäre zusammenfinden.
Wie ein Veranstaltungstag im Zollhaus konkret abläuft, welche Herausforderungen hinter den Kulissen entstehen, wie mit Stress, Improvisation und unerwarteten Momenten umgegangen wird – und warum genau diese Abende trotz aller Anstrengung der eigentliche Kern der Kulturarbeit sind – darum geht es dann bald in einem weiteren Blick hinter die Kulissen, wenn aus Booking lebendige Kultur wird.
Mit Anekdoten und Geschichten, die das Zollhaus mit u.a. Olli Schulz, den Leoniden, Thees Uhlmann und Kettcar, das Lumpenpack, Heaven Shall Burn, 102 Boyz, Heinz Strunk, Monchi und vielen mehr – verbindet.
Zollhausverein e.V. Leer
Raum für Kultur
